Taken bestuursleden toneelstichting “Ons Eygen Landt”

 

Taken van de voorzitter:

Inhoudelijk voorbereiden van bestuursvergaderingen;

Agendapunten tijdig (minimaal een week voor de vergadering) aandragen bij de secretaris;

Vergaderingen voorzitten;

Toezien op een evenwichtige verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen het bestuur;

Vergaderdata plannen;

Periodiek evalueren van het functioneren van de stichting en het bestuur aan de hand van uitgezette beleidslijnen en gemaakte afspraken;

Het gezicht naar buiten zijn;

Het vertegenwoordigen van het bestuur bij procedures;

 

Taken van de secretaris:

 

Agendapunten aandragen;

Het opstellen van de agenda;

Contactadres zijn voor het bestuur;

Postverwerking en –distributie;

Zorgen dat alle andere bestuursleden tijdig beschikken over voor hun werk relevante stukken, zoals notulen (uiterlijk een week na de vergadering), agenda (uiterlijk 2 dagen vóór de vergadering) en vergaderstukken (met agenda meesturen of eerder);

Het verzamelen van belangrijk materiaal in een archief;

Het opstellen van de notulen van vergaderingen en het vastleggen en bijhouden van afspraken en besluiten;

Het verrichten van alle correspondentie binnen de stichting maar ook daarbuiten;

Kaartje sturen bij huwelijk, geboorte, overlijden en andere speciale gebeurtenissen;

 

Taken van de penningmeester:

 

Agendapunten tijdig (minimaal een week voor de vergadering) aandragen bij de secretaris.

Betalingen verrichten, goedkeuren en ondertekenen;

De kas beheren;

Opstellen van de (meerjaren) begroting samen met de rest van het bestuur;

Het bestuur op de hoogte houden met betrekking tot de financiële stand van zaken;

Opmaken financieel jaarverslag;

Aanvragen van subsidie;

Relevante verzekeringen afsluiten;

In voorkomende gevallen de stichting vertegenwoordigen;

 

Taken van de overige bestuursleden:

 

Doen van voorstellen, meedenken over beleid, nieuwe producties en regisseurs;

In voorkomende gevallen de stichting vertegenwoordigen;

Namens het bestuur zitting nemen in werkgroepen;

Uitvoeren van specifieke bestuurstaken, zoals eerder met elkaar afgesproken;

 

Afgesproken andere taken voor:

 

Wil: PR en Sponsoring

Peter: Decor volwassenen, PR en ABOCUNA

Carla: Kleding,  kaartverkoop, coördinator jeugdgroep 12 t/m 18 jaar

Gemma: Coördinator jeugdgroep 6 t/12 jaar

Jan:  Coördinator licht en geluid, catering, aankleding zaal en coördinator opruimen zaal na producties. Coördinator verhuur en uitlenen alle equipement.

 

Maartje: Namens het bestuur in de leesgroep, grimecursus, organisatie jaarlijkse fietstocht en nieuwjaarsreceptie

 

Vervanging bij afwezigheid en/ of ziekte

 

Peter vervangt Wil als voorzitter

Carla vervangt Peter als secretaris

Wil vervangt Carla als penningmeester

 

Best,

25 oktober  2011